Korzystanie z usług biura rachunkowego to dodatkowy wydatek. Choć jednak młodzi przedsiębiorcy dążą do tego, aby ograniczać koszty do minimum, zdecydowana większość z nich wcale nie stroni od tego rodzaju rozwiązania. Pytanie o opłacalność współpracy z biurem rachunkowym pojawia się coraz rzadziej. Zastępuje je pytanie o to, na co zwracać uwagę szukając podmiotu o takim profilu, jeśli liczy się na firmę, która będzie świadczyć usługi stojące na bardzo wysokim poziomie.

Po pierwsze – bezpieczeństwo danych i dokumentów

Ku zaskoczeniu wielu obserwatorów rynku, to nie argument cenowy jest tym, na który w pierwszej kolejności zwraca uwagę młody przedsiębiorca myślący o nawiązaniu współpracy z biurem rachunkowym. Cena usług jest ważna, wcale nie mniej istotne jest jednak podejście pracowników biura do tych kwestii, które są związane z ochroną danych oraz informacji. Im bardziej jest ono nonszalanckie, tym mniej atrakcyjny wydaje się taki podmiot. Nowoczesne biuro rachunkowe zwykle korzysta z własnych systemów zabezpieczających. Robi przy tym wszystko, aby były one nie tylko skuteczne, ale również maksymalnie przejrzyste. Nie warto jednak opierać się jedynie na deklaracjach. Przygotowując się do podpisania umowy warto zadać pytanie o to, jak wygląda wewnętrzna polityka bezpieczeństwa w biurze rachunkowym i jakie działania są podejmowane po to, aby zabezpieczyć serwery i zapobiegać wyciekowi danych.

Po drugie – aktywne podchodzenie do realizowanych zadań

Młody przedsiębiorca, który decyduje się na skorzystanie z usług biura rachunkowego, nie może pozwolić sobie na sytuację, w której podmiot tego rodzaju ogranicza się do oczekiwania na przesłanie mu dokumentów. To biuro powinno aktywnie zabiegać o dane potrzebne mu do pracy przeciwdziałając w ten sposób opóźnieniom, do których, w innym wypadku, mogłoby dojść właśnie dlatego, że wiedza młodego przedsiębiorcy nie jest kompletna. Warto omówić te kwestie już na początku współpracy zwracając uwagę na to, czy klasyczny („papierowy”) obieg dokumentów jest jedynym, na jaki stawia biuro.

Po trzecie – kompetencje pracowników

Młode firmy niczym nie przypominają przedsiębiorstw, które rodziły się kilkanaście lat temu. Działają w innych branżach, są bardziej dynamiczne, mają mniej obaw przed rozszerzaniem swojej aktywności poza granice państwa. Świadczenie usług dla takich firm nie jest proste zwłaszcza, jeśli kadra biura rachunkowego nie do końca rozumie specyfikę działalności swojego klienta. Jeśli więc współpraca ma być udana, młody przedsiębiorca nie powinien przeznaczać swojego czasu na doszkalanie pracowników biura. Czasem bardziej opłacalne jest więc zapłacenie większej kwoty, a jednocześnie zyskanie pewności, że współpracuje się z podmiotem, który naprawdę zasługuje na uznanie.

Po czwarte – przejrzysta współpraca

Podejście młodych przedsiębiorców do firm, z którymi chcą oni nawiązać współpracę jest nieco inne od tego, jakie charakteryzuje podmioty o dłuższym stażu z jeszcze innego poziomu. Młode przedsiębiorstwa mają nieco inne podejście do firmowej integralności. Tu poszczególne działy nie pracują same dla siebie, ale starają się współdziałać ze sobą na każdym kroku. Nowoczesne oprogramowanie biznesowe jest przygotowywane właśnie z myślą o integracji firmy i nawet, jeśli księgowość jest zarządzana przez podmiot zewnętrzny, trudno zgodzić się z tym, że ma ona działać w oderwaniu od firmy. Szukając biura rachunkowego warto więc stawiać przede wszystkim na te podmioty, które są gotowe wspierać działania biznesowe choćby poprzez systematyczne dostarczanie możliwie jak najbardziej aktualnych danych.

Po piąte – zakres usług

Dążenie do tego, aby zakres usług biura rachunkowego jak najpełniej odpowiadał potrzebom młodej firmy, jest czymś jak najbardziej zrozumiałym. Nie oznacza to jednak, że znalezienie podmiotu idealnie ją uzupełniającego jest proste. Często nie wystarczy upewnić się, że firma deklaruje pomoc, jakiej oczekuje młody przedsiębiorca. Warto upewnić się, że deklaracje te znajdują odzwierciedlenie w stanie faktycznym, co jest możliwe choćby dzięki analizie opinii innych klientów.

Na koniec – lokalizacja

Dla niektórych firm lokalizacja biura jest najważniejsza, dla innych jest to nieistotny element. Trudno się temu dziwić, ponieważ od jakiegoś czasu nie ma już wymogu fakturowania papierowego, dokumenty księgowe mogą być w 100% w formie elektronicznej więc nie istnieje konieczność korzystania z usług biur rachunkowych zlokalizowanych w tej samej miejscowości co siedziba Twojej firmy z Dąbrowy Górniczej. Biuro rachunkowe będące fizycznie w Dąbrowie Górniczej może jednak sprawniej operować na rynku lokalnym, znając realia urzędów i mające znajomości i doświadczenie w rozwiązywaniu zawiłych problemów księgowych – oczywiście o ile kiedykolwiek wystąpią. Biuro takie może być lepszym wyborem, ale finalnie decyzję podejmij zgodnie z własnymi preferencjami.

Podsumowanie

Wybór odpowiedniego biura rachunkowego nie jest prostym zadaniem, warto jednak poświęcić czas i środki, aby uzyskać od przyszłych dostawców usług księgowych jak najwięcej informacji, które pomogą w wyborze optymalnej firmy. Na przeglądanie ofert również dobrze jest poświęcić większą ilość czasu i nie decydować się na usługi biura tylko dlatego, że oferuje 3 miesiące bezpłatnej księgowości. Do każdej oferty należy podchodzić z głową i rozsądkiem.